Регламент, инструкция и чек-лист для команды: как собрать их в чате с нейросетью

Регламент собирается за три захода. Сначала вы выкладываете в чат, как процесс идёт сейчас: кто что делает, в каком порядке, где всё ломается. Дальше нейросеть превращает этот поток в структуру с ролями, шагами и сроками. Потом вы вычёркиваете придуманное и дописываете то, чего модель знать не могла. Основная работа у вас на первом шаге: чем подробнее исходник, тем меньше правок на третьем.

Что собрать до того, как открыть чат

Соберите черновые ответы на шесть вопросов. Писать можно потоком, без структуры и запятых — приводить в порядок будет модель.

• Кто участвует в процессе и как называются роли внутри компании.
• Что приходит на вход (заявка, заявление, смена, файл) и что должно получиться на выходе.
• Где всё происходит: CRM, таблица, почта, рабочий чат, касса.
• Сроки — по каждому шагу, а не по процессу целиком.
• Кто принимает решение, когда ситуация выбивается из обычной.
• Типичные ошибки за последние месяцы: по ним получаются самые полезные пункты.

Персональные данные, пароли, доступы и реквизиты из описания уберите. Вместо них ставьте заглушки вида [ФИО менеджера], [адрес склада] — в итоговый документ вы подставите настоящие значения руками.

Промпт для регламента

Общая просьба «напиши регламент отдела продаж» даёт текст, который подойдёт любой компании и не подойдёт вашей. Задавайте рамку целиком: роль, процесс, размер команды, структуру разделов и требования к языку.

Пример запроса: «Ты методолог, пишешь внутренние документы. Собери регламент процесса „Обработка заявки с сайта“ для отдела продаж из четырёх человек. Вот как устроено сейчас: [описание]. Структура: назначение, на кого распространяется, роли и зоны ответственности, пошаговый порядок, срок по каждому шагу, исключения и кто их решает, что считается нарушением. Каждый шаг — одно действие и один ответственный, глаголы в повелительном наклонении. Там, где у тебя нет данных, ставь пометку [уточнить] и в конце выпиши отдельным списком все вопросы ко мне».

Последнее условие важнее остальных. Без него модель заполняет пробелы правдоподобными выдумками: сроки, суммы штрафов, названия отделов. С ним вы получаете список вопросов, на которые отвечаете одним сообщением, и просите пересобрать документ с учётом ответов.

Как убрать канцелярит

Отдельной репликой задайте ограничения по языку: предложения не длиннее пятнадцати слов, запрет на слова «качественно», «оперативно», «своевременно», «в кратчайшие сроки». Вместо оценок — цифры: «ответить на заявку в течение 15 минут», «проверить три поля карточки». Попросите переписать те пункты, которые невозможно проверить со стороны.

Инструкция для сотрудника — другой жанр

Инструкция ведёт одного человека по одной задаче, и из готового регламента она делается отдельным запросом: «Перепиши пункты 3–7 как инструкцию для нового менеджера в первый рабочий день. Обращение на „вы“, нумерованные шаги, в каждом шаге — куда зайти, что нажать, что ввести и как понять, что шаг выполнен. Термины, которых нет в глоссарии в конце, не используй».

Проверка у инструкции простая: дайте её человеку, который процесс не знает, и попросите пройти по шагам, отмечая места, где он застрял. Вопросы этого человека верните в чат и попросите переписать спорные шаги подробнее. Два-три круга — и текст перестаёт требовать устных пояснений.

Чек-лист для команды

Чек-лист получается из инструкции сжатием: «Сверни инструкцию в чек-лист из десяти пунктов для ежедневной проверки. Формулируй так, чтобы на каждый пункт был ответ только „да“ или „нет“, без оценочных слов. Порядок — как в работе».

На этот формат хорошо ложатся приём и сдача смены, проверка документа перед отправкой клиенту, запуск рекламной кампании, выход новичка на вторую неделю. Попросите дополнительно собрать отдельный короткий список «красных флагов» — ситуаций, в которых сотрудник останавливается и пишет руководителю.

Что проверить за нейросетью

• Любые цифры: сроки, суммы, лимиты, количество попыток. Модель ставит их по аналогии с другими компаниями.
• Ссылки на законы, ГОСТы и приказы сверяйте по первоисточнику: формулировку и номер статьи принимать на веру нельзя.
• Названия систем, разделов и кнопок: интерфейсы меняются, модель описывает их по памяти.
• Ответственный у каждого шага — ровно один. Два ответственных означают, что шаг не выполнит никто.
• Пункты, которые никто не сможет проверить. Их либо переписывают в измеримые, либо убирают.

Когда регламент готов, попросите сделать из него памятку на один экран для рабочего чата: пять-шесть строк, которые закрывают большинство повседневных ситуаций. Полный документ читают один раз, памятку — постоянно. По той же логике собираются и другие рабочие тексты — например, как написать текст для сайта и лендинга с помощью нейросети.

Где взять доступ к Claude

Регламент, инструкции под каждую роль и чек-листы собираются в одном диалоге из одного описания процесса. Тариф Claude Pro стоит 2 730 ₽ и действует 30 дней с момента активации. Подписка оформляется на ваш аккаунт, оплата идёт рублями — картой российского банка, по СБП или криптовалютой; остальные тарифы перечислены на витрине. Заказ обычно выдают за 15 минут в рабочее время (ежедневно с 10:00 до 22:00 МСК).

Сайт Claude не открывается с российских IP — для доступа к сервису нужен VPN, с его настройкой в чате помогают бесплатно. sellchatgpt.ru — независимый сервис, официальным представителем OpenAI, Anthropic и Google он не является.